3. Списък с отчети

3.1. Описание

Модулът „Списък с отчети“ предоставя на потребителя обобщен изглед върху всички приключени смени и дневни отчети в системата. Той позволява проследяване на извършени плащания, издадени сметки и отчетени суми за избран период.

Основното предназначение е:

• контрол и прозрачност върху финансовите операции;
• проверка на отчетите по потребители и дати;
• подготовка за счетоводни справки и одит.

Интерфейсът съдържа:

• Филтри за период „От дата – До дата“;
• Таблица със следните основни колони:
  • Дата – денят, за който е отчетът;
  • Списък с потребители – показва кой оператор е приключил смяната/деня;
  • Номер – номер на отчета;
  • Общо платено – сума на всички отчетени плащания;
  • Общо сметки – брой издадени сметки в периода.

В долната част на екрана се визуализира индикатор с текущото състояние – активен потребител, брой стаи, гости, както и общата сума в касата.

3.2. Операции

Филтриране

• Потребителят задава период „От дата – До дата“.
• При потвърждение системата извлича всички отчети, създадени в рамките на този интервал.

Обновяване

• Бутон „Обнови“ презарежда списъка с актуална информация т.е. извиква повторно заявка към базата данни и презарежда списъка.
• Използва се когато:
• е направено ново приключване на смяна или ден;
• има промени в записите (например коригирани плащания);
• потребителят иска да работи с най-актуалната информация.

Групиране

• Системата позволява групиране чрез провлачване на колони – например колона „Списък с потребители“ може да бъде издърпана в горното поле и отчетите автоматично ще се групират по оператор.

Търсене

• В горния десен ъгъл на екрана има поле с иконка на лупа.
• В него може да се въведе произволен текст (име на потребител, номер на отчет, стойност на сметка и т.н.).
• Списъкът се филтрира динамично – показват се само редовете, които съдържат въведената стойност.

Детайли

• Първо потребителят трябва да маркира конкретен запис от списъка.
• След като ред е маркиран, при натискане на бутона „Детайли“ се отваря допълнителна форма разширена форма за избрания отчет. В нея се визуализират:
  • разбивка на плащанията по тип (в брой, по банка, с карта);
  • списък с издадените сметки и техните стойности;
  • операторите, участвали в приключването на деня/смяната.

Преглед️

• Чрез бутона „Преглед“ се извежда пълен отчет за маркирания ред.
• Отчетът съдържа всички финансови операции – общо платено, методи на плащане (в брой, карта, банка) и издадени сметки.
• Този отчет може директно да се отпечата и да се използва за предаване в счетоводството или при одит.

2. Приключване на деня

2.1. Описание

Модулът „Приключване на деня“ представлява финализиране на всички операции, извършени в рамките на текущия работен ден. Тя се използва за:

• затваряне на всички активни смени на оператори;
• обобщаване на всички плащания (в брой, по банка, с карта);
• формиране на отчет за издадените сметки и услуги през деня;
• осигуряване на коректност и завършеност на финансовата информация.

Екранът съдържа две основни секции:

• Отчет плащания – показва списък с всички оператори и тяхната смяна (начало, край, плащания).
• Отчет издадени сметки – списък на всички стоки/услуги, фактурирани през деня, с количество и сума.

2.2. Операции

Преглед️

• Извежда визуален отчет за текущите смени и издадени сметки, като е достъпен и за печат.

Приключи ден✅

• Финализира работния ден.
• Ако има отворени смени с неотчетени суми, системата показва предупреждение:

„Има отворени ХХ бр. активни смени с неотчетени суми. Първо трябва да се отчетат!“

• Това предотвратява приключването на деня, докато всички смени не са приключени.

ЗАБЕЛЕЖКА: „Приключване на деня“ е по-високо ниво на затваряне от „Приключване на смяна“. То обединява всички смени, работили през деня, и създава дневен отчет.

Затвори❌

• Затваря формата без действие.