2.4. Списък гости

2.4.1. Описание

Екранът Списък гости показва всички гости, регистрирани в хотела чрез резервации. Таблицата включва подробна информация за всеки гост – имена, резервация, стая, престой, документ за самоличност, контакти и др.
Основната цел е бързо търсене, филтриране и извличане на данни за гости както в реално време (настанени и очаквани), така и за минали периоди.

2.4.2. Операции

Филтриране и търсене

• От дата / До дата – ограничава списъка по период на престой.
• Тип стая – показва само гости от избрани типове стаи (напр. студио, апартамент, двойна).
• Стая – извежда гости от конкретна стая.
• Договор – филтрира по фирма или група, към която е обвързана резервацията.
• Статус – избор между „Пристигащи“, „Настанени“, „Напускащи“ или „Всички“.
• Търсене в данните на госта – свободен текст по име, телефон, ЕГН, имейл.
• Търсене в данните на резервацията – свободно търсене по номер на резервация, договор и др.
• Фирма / клиент – показва гости, свързани с конкретна фирма.
• Бързо търсене – В горния десен ъгъл на таблицата със списъка има поле с икона лупа
  • Това поле позволява директно търсене във всички колони от списъка

Действия със запис️

• При двукратно кликване с ляв бутон върху ред от списъка с гости се отваря формата Адресна карта гост.
• Тя съдържа лични данни (име, ЕГН, пол, държава, адрес), данни за документа за самоличност, контактна информация (телефон, имейл) и допълнителни данни (напр. посещение, МПС).
• От тук потребителят може да:
• Редактира данните (бутон „Запис“ съхранява промените).
• Откаже промените (бутон „Откажи“).
• Затвори формата без да променя данните.

Групиране

• Колоните могат да се провлачват нагоре за групиране (например по държава, по договор, по тип стая).

Експорт

• Бутон Експорт (.xls) позволява извеждане на данните в Excel.

Материалът Списък гости е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

2.3. Списък резервации

2.3.1. Описание

Списък „Резервации” е оперативната справка за всички индивидуални и групови резервации в Хотел Инфинити. Груповите резервации са визуализирани със син индикатор (синьо число в колоната за резервация), което показва, че резервацията принадлежи към група.

2.3.2. Операции

Филтриране и търсене

• Радио избор: Индивидуални / Групови – ограничава резултатите по тип.
• За период – показва всички резервации, които попадат в зададения диапазон (между „От дата“ и „До дата“).
• Пристигащи на дата – извежда само резервациите, чиито гости пристигат на конкретната избрана дата.
• Напускащи на дата – извежда само резервациите, при които гостите напускат на конкретната избрана дата.
• От дата / До дата – интервал на престой.
• Тип стая и Стая – филтър по категория/конкретна стая.
• Сграда – филтър по обект/крила (ако има).
• Договор – показва само резервации към избрана фирма/договор.
• Статус – напр. Непотвърдена / Потвърдена / Гарантирана и т.н.
• Създадена след – ограничение по дата на създаване (оперативен контрол).
• От потребител – филтър по създателя на резервацията.
• Показва валидните – включва/изключва нередовни/невалидни записи според правилата на хотела.

Действия със списък резервации

• Двоен ляв клик върху резервация
• Отваря формата на избраната резервация.
• В тази форма могат да се извършат всички операции, свързани с управлението на резервацията – редакция, анулиране, начисляване, настаняване, напускане и др.
• Двоен ляв клик върху резервация
• Отваря директно сметката на избраната резервация, като по този начин операторът може бързо да прегледа начисленията и плащанията, без да влиза в пълната форма на резервацията.

Групиране

• Колоните могат да се провлачват нагоре за групиране (например по държава, по договор, по тип стая).

Експорт

• Бутон Експорт (.xls) позволява извеждане на данните в Excel.

Забележка:
В списъка с резервации, дори когато е избрана секцията „Индивидуални“, могат да се виждат и групови резервации. Това е така, защото всяка групова резервация реално се състои от множество индивидуални резервации (по една за всяка стая/гост).
Списъкът обединява информацията, за да осигури пълна проследимост и по-голямо удобство при работа.

➡️ Ако е необходимо да се управлява самата групова резервация (като цяло), трябва да бъде избран радиобутонът „Групови“.

Материалът Списък резервации е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

2.2. Календар

2.2.1. Описание

Календарът е един от основните модули в Хотел Инфинити, който визуализира заетостта на всички стаи по дати. Той е основен инструмент за работа на рецепционисти и мениджъри, тъй като позволява:

• бърз преглед на заетостта в реално време,
• управление на резервации директно чрез интерактивен интерфейс,
• планиране и следене на свободни, заети, анулирани или очаквани резервации.

Календарът визуализира информацията по два основни критерия:

• Вертикала – списък със стаите, групирани по сгради и типове.
• Хоризонтала – календарни дни, подредени хронологично.

Всеки блок в календара отразява конкретна резервация с име на гост или група, цветово обозначение на статуса и времевия период на престоя.

2.2.2. Операции

Навигация

• Движение със стрелки
  
• Стрелки наляво/надясно – преместват календара със стъпка назад или напред със седмица и месец.

Показан период (1 март – 4 април 2025 г.) – показва диапазона от дати, които в момента са визуализирани.

• Календар бутон (иконка със стрелка надолу) – отваря падащ календар, от който може ръчно да се избере начална дата за показване.

Бутони

– извежда заетостта и резервациите от календара в Excel файл за отчет или анализ

– отпечатва календара с текущата заетост за избрания период.

– прибира/скрива целия панел за непланирани резервации, за да освободи повече място за основния календар

– отваря панела с непланирани резервации, за да може потребителят бързо да избере коя да планира.

– презарежда календара, за да се отразят последните промени

Резервации

1. Действия с десен клик върху празно поле

• При десен клик върху празно поле в календара (т.е. върху свободен ден/стая, където няма вече планирана резервация). То съдържа набор от бързи операции, свързани с резервации и изгледа на календара.

• Описание на опциите
• Планира избраната резервация тук
• Позволява вече създадена, но непланирана резервация да бъде фиксирана в конкретната стая и период, върху който е кликнато.
• Използва се, когато резервацията е въведена без стая и трябва да бъде разпределена.
• Нова резервация
• Отваря форма за създаване на нова индивидуална резервация за избраната стая и дата.
• Нова групова резервация
• Отваря форма за създаване на групова резервация, която може да обхваща няколко стаи едновременно.
• Опресни
• Презарежда календара, за да се отразят последните промени (например нови резервации, анулирания или промени в статуси).
• Таблица с резервации
• Отваря списъчен изглед на всички резервации (алтернатива на графичния календар).
• Отиди до Днес
• Прехвърля календара автоматично към текущата дата.
• Отиди до Дата

• Позволява ръчно избиране на произволна дата, за да се позиционира изгледът към нея.

БЕЛЕЖКА: С натискане и провлачване (drag & drop) може да се маркира период от повече дни, върху който да се създаде нова резервация.

2. Действия с десен клик върху резервация

• При десен клик върху вече създадена резервация в календара се отваря контекстно меню с основни операции.
• Редакция на резервация
• Анулиране на резервацията
• Направи непланирана
• Прехвърля резервацията в списъка с непланирани, като освобождава заетата стая, но запазва самата резервация. Това е полезно, когато датите остават, но няма фиксирана стая.
• Настаняване
• Напускане
• Начисляване
• Позволява директно добавяне на услуги (минибар, паркинг, СПА и др.) към резервацията, без да се влиза в основната ѝ форма.

3. Действия с ляв клик върху празно поле и резервация

• С двоен ляв клик върху празно поле в календара се отваря форма за създаване на нова индивидуална резервация
• Ако вместо празно поле се кликне два пъти върху планирана резервация, се отваря формата на съответната резервация за преглед или редакция.

4. Панел „Непланирани резервации“

Този панел се намира в долната част на календара и показва всички непланирани резервации – тоест резервации, които имат въведени дати и параметри, но все още не са фиксирани към конкретна стая.

• Как да планираме една резервация?

1. Избира се период и стая в календара
2. От списъка долу се маркира конкретната непланирана резервация
3. С контекстното меню (десен бутон върху дадения период и стая от календара)→ „Планирай избраната резервация тук“ резервацията се закача за стаята.
4. Ако от списъка не е избрана резервация, системата планира първата непланирана резервация от съответния тип.

⚠️ Забележка:
Ако потребителят кликне с десен бутон върху празно поле от календара и избере „Таблица с резервации“, панелът с непланираните резервации изчезва изцяло. За да се визуализира отново, трябва да се повтори същата операция от контекстното меню.

Филтри

1. Филтър „Сгради“ (dropdown)

• Падащо меню, чрез което потребителят може да избере коя сграда или всички сгради да се показват в календара.

2. Бутон „Филтър“

• Тип стая – избира се категория стаи (напр. апартамент, студио, двойна), като в календара се виждат само резервациите за този тип.
• Период – задава се интервал от дати чрез календар. Показват се само резервации в рамките на периода.
• Филтрирай – прилага зададените условия и показва резултата.
• Изчисти – премахва филтрите и връща всички резервации.

Ако престоят на госта обхваща по-дълъг период, но влиза в избрания интервал, резервацията се показва с маркер „From …“ или „To …“, за да се обозначи, че започва или завършва извън зададения период.

3. Филтри за непланирани резервации
Тези филтри и бутони не влияят върху вече планирани резервации в календара. Те служат единствено за управление на резервациите, които все още нямат заета стая.

• За показване
• Всички за периода – показва всички непланирани резервации, които попадат в избрания период на календара.
• За избрания ден
• За избрания ден и тип
• Статус – чрез падащо меню може да се ограничат непланираните резервации според техния статус (напр. Потвърдена, Непотвърдена, Гарантирана).
• Добави избраната (Ins) – позволява избраната непланирана резервация да бъде добавена в календара и планирана.

Материалът Календар е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

2.1. Скица

2.1.1. Описание

Скицата в Хотел Инфинити е един от основните визуални екрани за управление на стаите. Тя предоставя цялостен поглед върху заетостта, статуса и състоянието на стаите в реално време. Всяка стая се визуализира като квадратче със специфичен цвят и символи, които дават информация за текущата или предстояща резервация, за броя гости, както и за статуса „почистена/непочистена“ или „в ремонт“.

Скицата е изключително полезна за бърза ориентация на рецепционистите и персонала, тъй като позволява директни действия (настаняване, напускане, промяна на статус и др.) без да е необходимо да се влиза в подробната форма на резервацията.

2.2.2. Операции

Бързи бутони за почистване⚡

Всяка стая може бързо да бъде маркирана като почистена или непочистена директно от скицата.

• При десен клик върху стая се появява меню „Състояние на стаята“.
• От него може веднага да се смени статуса, без да е нужно да се отваря формата на резервацията.
• При потвърждение системата задава статуса и визуално обновява изгледа на стаята (червена маркировка за непочистена, когато стаята е почистена се маха отметката).

Това улеснява комуникацията между камериерки и рецепция, защото персоналът веднага вижда кои стаи са готови за настаняване.

Състояние на стая

При клик с ляв бутон върху стая се отваря детайлна форма „Състояние на стая“, която показва:

• Текуща резервация – информация за госта, броя нощувки, задължения и плащания, наличен баланс, както и бързи бутони за хотелска сметка и начисляване на услуги.
• Следваща резервация – показва кой гост предстои да бъде настанен, за колко дни и с какви условия.
• Статус на стаята – почистена или не, с възможност за промяна.
• Планирани ремонти – ако стаята е блокирана за ремонт или друга дейност, това се отбелязва тук.

От това меню могат да се извършват директни действия:

• Настаняване – ако има резервация за стаята.
• Напускане – когато гостите приключат престоя си.
• Начисляване на услуга – добавяне на допълнителни услуги (напр. паркинг, трансфер, SPA).
• Отваряне на хотелска сметка – за управление на плащанията.
• Когато няма текуща или бъдеща резервация

• Когато се очаква резервация на същия ден (за да се покаже на скицата като очаквана резервация тярбва да е планирана)

• Когато имаме текуща настанена резервация

Директно настаняване от скицата

Скицата позволява не само визуализация, но и директни действия.

• Ако стаята е свободна, в прозореца „Състояние на стая“ се показва бутон „Настаняване“.
• При натискане се създава нова резервация и гостът веднага се маркира като настанен в избраната стая.
• Това елиминира необходимостта първо да се въвежда резервация през календара или списъците.

Тази функционалност е особено полезна за хотели, които често приемат walk-in гости (без предварителна резервация).

Статус и планирани ремонти

Освен текущото състояние, от скицата могат да се задават и бъдещи статуси за стаите.

• При избор на „Статус и планирани ремонти“ се отваря форма, в която потребителят може да въведе:
• тип статус (например „в ремонт“, „блокирана“, „служебна“);
• период (от дата – до дата);
• коментар (напр. „смяна на климатик“, „ремонт на баня“).
• Записите остават в системата и се визуализират в скицата, за да знае рецепцията, че стаята няма да може да бъде резервирана в този период.

Така се постига координация между техническия персонал и рецепцията, а грешки като настаняване в стая „в ремонт“ се избягват.

Филтри

В скицата има възможност за филтриране на стаи, който позволява персонализиране на изгледа:

• Изглед на стаите
  • Всички – показва пълния списък със стаи.
  • Етажи – разделя стаите по етажи.
  • Карта – визуализация по карта на хотела.
• Тип стая – ограничава показването само до избран тип (например Апартамент, Студио, Двойна).
• Статус на стая – филтрира според състоянието (почистена, непочистена, в ремонт, заета).
• Характеристики на стая – филтър според специфики (тераса, гледка море, допълнително легло).
• Бутони „Филтрирай“ и „Изчисти“ – съответно прилагат избраните критерии или връщат пълния изглед на скицата.

Филтърът „Сгради“ в скицата позволява избор на конкретна сграда или хотелски обект, за който да се визуализира информация.

• При избор и потвърждение с OK скицата се зарежда само за съответната сграда.
• Ако има повече обекти (например основна сграда и вили), те могат да се управляват поотделно.
• Cancel затваря прозореца без промяна.

Накратко: филтърът служи за бързо превключване между различни сгради/обекти в хотела.

Допълнителни бележки:

• В скицата груповите резервации се отличават чрез малки квадратчета в рамките на стаята – визуален индикатор, че резервацията е част от група.
• Системата винаги показва актуалното състояние на стаите в реално време – промени в резервациите, плащания или статуси се обновяват автоматично.

Материалът Скица е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

1.6. Аванс

1.6.1. Описание

Авансът към индивидуална сметка представлява предварително плащане, направено за конкретна резервация, което се използва за покриване на бъдещи задължения по нея.

• Аванси към резервацията
• Създаване на стока аванс

За да може да се Пускат документи за аванс трябва да се настроят две стоки(услуги), които да се записват в документите за аванс.

• Настройката става в таблица AdvanceStoki
• В колона AdvanceStoka се задава N на стоката, която ще се запише в реда от стоковата разписка, с който се записва аванса
• В колона DeductionStoka се задава N на стоката, която ще се запише в реда от документа където се прихваща аванса пуснат със стоката от AdvanceStoka. Позволено е стоките за пускане и за прихващане на аванс да са едни и същи
• Валидация: В таблица AdvanceStoki колона AdvanceStoka трябва да е уникална – да има само един ред за стока с която се пуска аванс

Тази настройка трябва да се направи само в базата. За другия аванс id-то трябва да е различно.

В системата могат да се въвеждат аванси (депозити) с различни ставки на ДДС:

• Аванс 20% – използва се за услуги, облагаеми с 20% ДДС (напр. стандартни хотелски услуги, ресторант, допълнителни платени услуги).
• Аванс 9% – предназначен само за нощувки с ДДС ставка 9% и не може да се използва за други видове услуги.

1.6.2. Операции

Създаване на Аванс ➕

1. Достъпване на формата за създаване на аванс

• • • От „Резервация” бутон Аванс
    • От номенклатура „Партньори“ бутон Аванс
    • От номенклатура „Договори“ бутон Аванс

2. Форма за създаване на аванс

• Имаме опцията за създаване на два аванса от различни ддс групи в един документ.
• В формата за аванси се визуализират данните за обекта на който начисляваме аванс (резервация, партньор, договор).
• Изобразяват се под фомрата на списък видовете депозити от различните ДДС групи.
• В колона „сума“ задаваме избраната от нас сума за начисляване на аванс.
• Бутон „Създай документ за аванс“ ни позволява разплащането на начисления аванс – формата е аналогична на хотелска сметка/фактура.

Прихващане на Аванс

• Авансът се усвоява в сметка на резервация.
• В долната лява част е изобразена списък с авансите към съответната резервация(авансът може да бъде начислен на резервация, партньор,договор, но се визуализира в сметката на резервацията)
• За да изберем кой аванс да използваме за съответната резервация кликаме върху чекбокс“Изб.“(по подразбиране редовете са маркирани)
• Сумата, която искаме да прихванем от аванса се въвежда в колона „Прихваща“

ЗАБЕЛЕЖКА: Можем да прихващаме аванс цялостно или частично!

Прехвърляне на Аванс

Формата за авансов трансфер се отваря чрез десен клик върху избрания от нас аванс

• Изобразени са данните за документа, за който е начислен аванс
• В полето „Сума за прехвърлене“ въвеждаме сумата, която искаме да прехвърлим
• От падащите менюта избираме обекта към когото искаме да прехвърлим аванса
• След прехвърлянето в старата сметка аванса е отбелязан като използван и оцветен в зелен цвят

Възстановяване на Аванс

Възстановяването на аванс е обраното на създаването на аванс т.е. връщаме парите на клиента. Документите, които се генерират съответно са „сторно хотелска сметка“ или „кредитно известие“. Формата за възстановяване на аванс се отваря чрез десен клик върху избрания от нас аванс.

• Формата за възстановяване на аванс е аналогична на формата за трансфер на аванс

⚠️ Обърнете внимание:

Какво означава тази грешка?
Ако имаме аванс в различна данъчна група от начислените ни услуги той не може да бъде използван.

Пример:

• Избран е Аванс 20%, а задълженията са с 9% ДДС (нощувки)
• или обратното – Аванс 9% към задължения с 20% ДДС

Варианти за корекция:

• Възстановяване на аванса от различната ДДС група, ако е сгрешена

Премахване на отметката по подразбиране на използването на аванса(аванса остава за използване на услуги от съответната група)

Материалът Аванс е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

1.5. Документи

1.5.1. Описание

В Хотел Инфинити при постъпила резервация системата автоматично управлява генерирането на заявки и стокови документи според вида на задълженията:

• Основните задължения (нощувките) – при създаване на резервация се генерира една заявка за целия престой. При промени в дати, брой гости или тарифи тази заявка се обновява, а не се създава нова. След плащане по тези задължения системата автоматично издава стоков документ (фактура, хотелска сметка и др.).
• Допълнителните услуги (минибар, паркинг, СПА и др.) – при добавяне в сметката не минават през заявка, а директно се създава стоков документ към сметката.
• Корекция на документи

Ако клиента желае да промени данните на документа достъпва списък Сметки и фактури, избира съответния документ и чрез десен бутон клика върху Коригиране на данни

1.5.2. Видове документи

Заявка 

• Генерира се автоматично при основни задължения (нощувки) при създаване на резервация. При промени в дати, брой гости или тарифи тази заявка се обновява, а не се създава нова. Визуализира се в хотелската сметка.

Операция: Хотел -> При създаване на резервация

Хотелска сметка 

• Отчетен документ за нощувки и услуги, генерира се след разплащане. Има предоставена бланка на български и английски.

Операция: Резервация -> Сметки и услуги -> Хотелска сметка -> Плащане -> Тип на документа -> Хотелска сметка

Сторно хотелска сметка 

В хотел инфинити хотелска сметка се сторнира чрез промяна на първичните данни на резервацията. Сторниране означава връщане на парична стойност на клиента, което може да се дължи на промяна на цени или намаляване на броя услуги.

• Примерен сценарий – редакция на цени (нощувки)

1. Създаваме резервация за 3 нощувки и системата автоматично начислява сумата според избраната тарифа.
2. Плащаме задълженията по резервацията – сметката става изцяло платена.
3. В последствие възниква проблем (например неработещ климатик) и хотелът решава да предостави отстъпка.
4. За целта отваряме таб „Дневни цени“ в резервацията и ръчно намаляваме цените за нощувките (въвеждаме нова стойност или процент отстъпка).
5. След промяната в хотелската сметка автоматично се изчислява новата сума. Понеже вече е направено пълно плащане, системата показва, че има надплатена разлика, която трябва да се върне на госта.

1. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип документ хотелска сметка извършваме операция за връщане/сторно на надплатената част.

• Примерен сценарий – редакция на брой (нощувки и услуги)

1. Създаваме резервация за 5 нощувки, към която добавяме и услуга Трансфер.
2. Издаваме хотелска сметка и плащаме сметката напълно.
3. След третата нощувка гостът решава да си тръгне по-рано и използва само 3 нощувки, а също така иска да отпадне услугата Трансфер.
4. В системата редактираме резервацията:

• намаляваме броя нощувки от 5 на 3;
• премахваме услугата Трансфер
  (допълнителни услуги -> начислени услуги -> избиране на услугата -> премахни).

1. Хотелската сметка се преизчислява и показва, че има надплатена сума

(2 нощувки + 1 трансфер).

1. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип документ хотелска сметка извършваме операция за връщане/сторно на надплатената част.

Операции:

1. Форма за резервация -> Сметки и услуги -> Хотелска сметка -> посочените примери(редакция цени/брой основни услуги) -> Създаване на документ(сторно хотелска сметка)

2. Сметки и плащания -> Аванси -> Десен бутон върху аванс -> Възстановяване -> Създаване на документ (бутон „Запис“)

Анулирана хотелска сметка 

• Премахва от отчетността вече издадена хотелска сметка, без да се прави нов документ. Използва се, когато сметката е създадена по грешка или не е трябвало да бъде издавана.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме хотелска сметка -> Десен бутон – > Анулиране

Анулирано сторно хотелска сметка 

• Обезсилва вече издаден сторно-документ към хотелска сметка се отменя и престава да действа. С други думи, сторното се „връща назад“ и сметката отново се счита за активна с първоначалните си начисления, все едно сторно никога не е било правено.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме сторно хотелска сметка -> Десен бутон – > Анулиране

Фактура 

• Официален данъчен документ за нощувки и услуги, издаден на клиент или фирма (Задължително трябва да се избере партньор!)

Операция: Резервация -> Сметки и услуги -> Фактура -> Плащане -> Тип на документа -> Фактура

Кредитно известие 

• Документ, който намалява или занулява сумата по вече издадена фактура. Използва се при връщане на пари, отстъпки или корекция на начисления. В случай, че сме върнали(цялостно или частично) платена сметка с тип отчетен документ ‘фактура’.
• Създаване на документ кредитно известие:
• Примерен сценарий – редакция на цени (нощувки)

1. Създаваме резервация за 7 нощувки, като системата автоматично начислява сумата според избраната тарифа.
2. Издаваме фактура за целия престой и клиентът заплаща пълната стойност.
   

1. В последствие възниква проблем (например неработещ телевизор) и хотелът решава да предостави отстъпка за останалия престой.
2. За целта отваряме таб „Дневни цени“ в резервацията и ръчно намаляваме цените за нощувките (въвеждаме нова стойност или процент отстъпка).
3. Понеже вече има издадена фактура, системата не може да я промени – вместо това се създава кредитно известие за стойността.
4. За да върнем сумата, натискаме бутона „Плащане“ избираме тип фактура.
5. Кредитното известие служи като официален документ, който коригира първоначалната фактура и е основание за връщане на сумата.

• Примерен сценарий – редакция на брой (нощувки и услуги)

1. Създаваме резервация за 4 нощувки и добавяме услугите спа, такса куче и билярд.
2. Издаваме фактура за целия престой + услугата и клиентът плаща пълната сума.
   
   1. След първия ден гостът иска да бъде премахнат услуга спа и да се намали престоя с една нощувка.
   2. В системата редактираме резервацията:

• намаляваме с една нощувка ;
• премахваме услугата СПА
  (допълнителни услуги -> начислени услуги -> избиране на услугата -> премахни)
  1. Сметката се преизчислява и показва, че има надплатена сума.
     
  2. Тъй като вече е издадена фактура, системата не може да я промени директно – избираме тип фактура при плащане на разликата и се генерира кредитно известие за стойността на разликата.
     
  3. Кредитното известие намалява първоначалната фактура и е официален документ за връщането или прихващането на сумата.

Операции:
1. Форма за резервация -> Сметки и услуги -> Фактура -> посочените примери(редакция цени/брой основни услуги) -> Създаване на документ(кредитно известие)

2. Сметки и плащания -> Аванси -> Десен бутон върху аванс -> Възстановяване -> Запис (ако типа на документа аванс е фактура)

Разликата е, че при хотелска сметка се прави сторно, а при фактура – задължително се издава кредитно известие.

Анулиране фактура 

• Обезсилва вече издадена фактура, когато е създадена по грешка или продажбата е отменена. След анулирането фактурата няма правна стойност. Анулирането е със знак 0, което означава, че не се връща парична стойност на клиента.

Операция: Сметки и фактури-> Избираме Фактура -> Десен бутон – > Анулиране

Анулиране кредитно известие 

• Обезсилва вече издадено кредитно известие, когато то е било създадено погрешно или не е било необходимо, връщайки фактурата в първоначалния ѝ вид. Операция: Сметки и фактури-> Избираме кредитно известие -> Десен бутон – > Анулиране
  
  

Материалът Документи е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

Материалът Хотелска сметка е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

1.3. Допълнителни услуги

1.3.1. Описание

Бутонът „Допълнителни услуги“ позволява добавяне към резервацията на услуги извън основните нощувки, като паркинг, СПА, минибар, трансфер и други.

1.3.2. Операции

Преглед и избор на услуги️

• Услугите са подредени по групи и могат да се разглеждат в тъч режим с визуални икони или в списъчен вид.
• Изборът на услуга става с натискане върху нея, след което тя се добавя в таблицата „Начислени услуги“ в лявата част на екрана.

Списък с услуги

• • Изобразява услугите в списъчен вид
  • Добавените услуги могат да се премахват с бутона

Начислени услуги

• Списъкът показва всички вече добавени услуги с информация за количество, име на услугата, единична цена и сумата за услугата.
• Количеството може да се коригира преди запис.
• Начислените услуги могат да се премахват чрез бутона
• Ако услугата е платена – в хотелска сметска реда на платената услуга е в зелен цвят.
• Връщаме се в меню допълнителни услуги на резервацията и избираме таб „начислени услуги“.
• Маркираме услугата, която искаме да премахнем и избираме бутон „премахни“. И се визуализира въпрос „Сигурни ли сте, че желаете да Кредитирате избраните услуги“.
• В хотелска сметка се отразил ред отрицателен знак при „разплащане“ на този ред се появява документ сторно хотелска сметка или кредитно известие,ако е издадена фактура.
• Ако услугата не е платена – начисляваме услуга от меню допълнителни услуги, в хотелска сметка реда е в сив цвят.
• Връщаме се в меню допълнителни услуги на резервацията и избираме таб „начислени услуги“.
• Маркираме услугата, която искаме да премахнем и избираме бутон „премахни“. “. И се визуализира въпрос „Сигурни ли сте, че желаете да Кредитирате избраните услуги“.
• Разликата в това че допълнителната услуга не е платена в хотелската сметка се отразява по следния начин: услугите, които са премахнати без да са платени отнова са в знак минус, но не са в поле за плащане, за да се проследи движението на услугите.
• В този сценарий не се създава сторно хотелска сметка или кретно известие, само в хотелското фолио се отразява документ стокова разписка (за начислението на услугата), документ кредитна стокова разписка (за премахването на неплатената услуга)

Цени и суми

• Цената се взема автоматично от конфигурацията на услугата.
• Сумата се изчислява автоматично като произведение на количеството и цената.
• В долната част на екрана се показва общата сума на всички добавени услуги.

За допълнителните услуги системата не генерира заявка, а директно създава стоков документ. ‼️

Материалът Допълнителни услуги е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

1.2. Групова резервация ‍‍‍

1.2.1. Описание

В Хотел Инфинити „Групова резервация“ представлява запис в системата, който обединява няколко индивидуални резервации с цел по-лесно управление и обща организация на престоя. Този тип резервация е подходящ за настаняване на туристически групи, фирмени събития, конференции, сватби и други организирани пътувания, при които е необходимо централизирано управление на множество гости и стаи.

Характеристики и управление:

• Всяка индивидуална резервация в груповата може да се управлява като самостоятелна – да се променят дати, стаи, тарифи, гости и начисления.
• Груповата резервация позволява централно управление на общите плащания и аванси, както и издаване на общи или индивидуални документи (фактури, хотелски сметки).
• Може да се създаде директно от екрана „Нова групова резервация“ или чрез добавяне на резервации от Календара на резервациите.
• Системата поддържа история на действията – всички промени в рамките на групата се записват.
• Възможно е прехвърляне на индивидуална резервация от групата в самостоятелен режим за отделно управление.

Кога се използва:

• При настаняване на повече от един гост с общо плащане или централизирана сметка.
• При резервации, които трябва да бъдат свързани в една обща структура за по-лесно управление.
• При групи с един договор и/или пакетни цени.

1.2.2. Операции

Създаване на групова резервация ➕

1. Създаване от бутон нова групова резервация
От главното меню – бутон„Нова групова резервация“ (раздел Хотел)

Този екран служи за въвеждане на началните параметри на групова резервация. Оттук се задават основните данни, които ще се приложат за всички индивидуални резервации в групата.

• Период и стаи
• Избор на период и условия

В горната част на екрана се задават параметрите, които важат по подразбиране за всички резервации в групата:

Чрез бутона „Отвори календар“ – при натискането на иконата с календар вляво от полето отваря таб „Календар“ в системата. В този изглед потребителят вижда заетостта на стаите по дати и може визуално да избере желаната дата за настаняване.

• Дата на пристигане – начална дата на престоя на групата.
• Нощувки – автоматично определя крайната дата при зададен брой нощувки.
• Дата на напускане – крайната дата на престоя (може да се коригира ръчно).
• Договор – при групови резервации често се използва предварително договорена ценова листа с туроператор, агенция или корпоративен клиент.
• Тарифа – определя ценовия план, който ще се приложи (напр. „Летни цени“).
• Възрастни – стандартен брой възрастни гости в стая.
• Деца – стандартен брой деца в стая.
• Изхранване – вид изхранване за престоя (RO – без изхранване, BB – нощувка + закуска и др.).
• Статус – начално състояние на груповата резервация (непотвърдена, потвърдена, опция и т.н.).
• Избор на стаи
• Чрез бутона „Покажи типове стаи“ системата показва списък с наличните типове стаи за избрания период.
• Потребителят може да избере колко броя от всеки тип стая ще бъдат резервирани.
• След потвърждение на избора, тези стаи стават част от груповата резервация.

Търсене – позволява филтриране на информацията във всички налични колони на таблицата, като се въвежда текст или стойност в полето за търсене.

Групиране по всички колони – позволява организиране на данните чрез влачене на заглавие на колона в областта за групиране, като по този начин редовете се подреждат по избрания критерий.

Най-често чрез drag & drop на заглавието на дадена колона в горна зона „плъзнете тук, за да групирате“.

• Гости в стаи
  Служи за разпределяне и управление на гостите по конкретни стаи в рамките на създаваната резервация. В горната част се вижда информация за резервацията – период на престой, статус на стаите (всички, очаквани, настанени), както и обща сума, брой възрастни и деца.
• Контактни данни
  „Контактни данни“ съдържа информация за лицето или организацията, към която е свързана резервацията.
• Информация за резервацията – показва периода, броя нощувки, тарифата, общата сума и информация за избраните стаи.
• Име – името на клиента.
• Фирма / партньор – свързване с фирма или туристически партньор от номенклатурата.
• Телефон и Email – данни за връзка.
• Забележка – свободно поле за вътрешни коментари или специфични изисквания на клиента.

Всички въведени данни се запазват в резервацията и могат да се използват за последваща комуникация или справки.

• Потвръждение
  Екранът „Потвърждение“ служи за финализиране на резервацията и съдържа обобщена информация:
• Информация за резервацията – период, брой нощувки, избрана тарифа, обща сума.
• Информация за стаите – списък с всички стаи, включени в резервацията, и броя гости във всяка от тях.
• Контактна информация – въведените данни за клиента (име, телефон, имейл, фирма/партньор).
• Забележка – свободно поле за коментари или специални изисквания.

Тук потребителят може да направи финална проверка на всички въведени данни, преди да потвърди резервацията.‼️

Предимства на груповата резервация:

• Спестява време при въвеждане на много резервации с еднакви условия.
• Лесно централизирано управление на целия престой.
• Гъвкавост – всяка резервация остава напълно независима за индивидуални корекции.
• Възможност за комбинирано фактуриране – групово или индивидуално.

2. Създаване от календар групова резервация

В календара позиционирайте курсора върху реда на желаната стая на началната дата, след което Задръжте левия бутон на мишката върху началната дата и плъзнете (drag) до крайната дата на престоя. Периодът ще се оцвети, показвайки избора ви.

• Щракнете с десния бутон на мишката върху маркирания период.
• От контекстното меню изберете „Нова групова резервация“.
• Системата ще отвори формата за Период и стаи, като вече са попълнени: начална и крайна дата;

Формата се отваря с попълнени дати и стая, като за избраната стая автоматично е зададен 1 брой за резервация. ⚠️
Можете да редактирате избраната стая или да добавите нови.

3. Създаване от канали (външни системи) групова резервация

Групова резервация може да постъпи автоматично от външни канали (Quendoo, HotelRunner, Booking Engine) с вече попълнени данни. Ако е необходима промяна, ръчната редакция се активира с бутона „Редактирай“, което спира автоматичните актуализации от канала, с изключение на плащания и анулирания.

Особености на груповите резервации:

• Индивидуално управление на резервациите в групата
  Всяка резервация в рамките на групата може да се отваря и редактира като стандартна индивидуална резервация. Това включва промяна на датите на престой, типа или номера на стаята, броя гости, тарифата, изхранването, както и добавянето или премахването на допълнителни услуги.
• Добавяне на нови стаи към групата
  При нужда могат да се добавят допълнителни стаи към вече съществуваща групова резервация. Новите стаи автоматично се свързват с групата, като се запазва общият код и връзката между резервациите.
• Конвертиране в индивидуална резервация
  Възможно е отделна резервация от групата да се отдели и да стане самостоятелна индивидуална резервация. Това е полезно, когато гостът реши да заплати или управлява своята резервация отделно.
• Гъвкаво управление на плащанията
  Системата позволява избор дали плащанията ще бъдат общи за цялата група или отделни за всяка резервация. Така може да се издаде една обща фактура за групата или отделни фактури за всеки гост.
• Възможности за анулиране
  Анулирането може да се извърши за цялата група наведнъж или само за определени резервации в нея. Това е особено удобно, когато част от гостите се отказват, а останалите запазват престоя си. Може да се анулира групова резервация също и само някоя от индивидуалната резервация в нея.
• История и проследимост
  Всички действия, извършени по груповата резервация – редакции, добавяния на стаи, анулирания, плащания – се записват в историята и могат да се прегледат по всяко време за пълна прозрачност.

Настаняване на групова резервация

В Хотел Инфинити няма автоматично групово настаняване на всички подрезервации наведнъж.
Всяка резервация в рамките на групата трябва да се настани поотделно чрез стандартния процес за индивидуална резервация.

• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Настаняване“.
• Директно от календара – като се избере конкретната подрезервация и се използва опцията „Настаняване“ от контекстното меню.
• При директно настаняване от календара може да се създаде и нова подрезервация, която веднага се настанява.
• Ограничения
• Ако подрезервацията няма избрана стая, настаняване не е възможно – първо трябва да се планира конкретна стая от същия тип. ‼️
• Преместване на гости между стаи в групова резервация също се извършва индивидуално за всяка подрезервация.

Преместване на групова резервация ‍➡️

В Хотел Инфинити преместването на гости от една стая в друга в рамките на групова резервация се извършва само индивидуално – за всяка подрезервация поотделно. Няма автоматично групово преместване на всички резервации в групата.

• Преместването може да се извърши по два начина:
• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Премести“.
• Директно от календара – с влачене на резервацията (drag & drop) върху новата стая и потвърждение на промяната.
• Ограничения и правила
• Новата стая трябва да е от същия тип или да отговаря на изискванията на тарифата и капацитета на резервацията.
• Ако резервацията е настанена, преместването се отразява веднага в календара и в картата на госта.
• При преместване в рамките на деня не се променя датата на настаняване или напускане, освен ако не се коригират ръчно.
• Преместването на няколко подрезервации в групата се прави една по една.

Напускане

Напускането в групова резервация също се извършва само индивидуално – всяка подрезервация трябва да бъде напусната отделно.
Няма автоматично групово освобождаване на всички стаи в групата.

Напускането може да се извърши по два начина:

• От формата на подрезервацията – чрез бутона „Напускане“.
• Директно от календара – с избор на резервацията и използване на същия бутон от контекстното меню.

Особености при напускане:

• При напускане статусът на подрезервацията се променя на „Напусната“, а стаята се освобождава в календара.
• Ако има начисления по сметката, които не са платени, системата може да покаже предупреждение.
• Напускането автоматично се отразява в справките за заетост и в системата ЕСТИ.
• Напускането на няколко подрезервации в групата се прави поотделно, в реда, в който реално гостите напускат.

Анулиране на групова резервация ❌

Анулирането на групова резервация в Хотел Инфинити се извършва само чрез бутона „Анулиране“ във формата на груповата резервация.

⚠️ Важно:

• • Анулирането се отразява върху всички индивидуални резервации, включени в групата.
  • Всяка подрезервация преминава в статус „Анулирана“ със съответните последици за заетост, начисления и плащания.
  • Ако е необходимо да се анулира само една или няколко резервации от групата, това се прави през формата на съответната индивидуална резервация, без да се засяга цялата група.

    Условия за анулиране:

• Позволено е анулиране в първия ден на настаняването, но само ако не е минала първата нощувка за съответната подрезервация.
• При групи това условие се проверява отделно за всяка стая. Ако някои вече са преспали една нощ, те не могат да бъдат анулирани автоматично чрез груповата операция.

• Ненастанена и без плащания
• Резервацията се маркира като „Анулирана“.
• Всички начисления се зануляват.
• Стаята се освобождава в календара.
• Ненастанена с аванс
• Системата спира анулирането и показва съобщение, че има неусвоен депозит.
• Трябва да се направи сторно или прехвърляне на аванса.
• След това анулирането е възможно.
• Ненастанена с платена сметка
• Анулирането е възможно, но системата оставя отрицателно салдо (минус).
• Минусът означава, че клиентът има да получава пари обратно.
• Необходимо е да се направи връщане на сумата.
• Настанена, но не е минала първата нощувка
• Може да се анулира, но важат същите правила за аванс/платена сметка.
• Специален случай при анулиране на групова резервация с настъпили нощувки
  В Хотел Инфинити, ако груповата резервация съдържа както ненастанени подрезервации, така и подрезервации, които вече са настанени и имат изминала поне една нощувка, системата при опит за анулиране:
• Позволява операцията – но само за тези подрезервации, които отговарят на условията за анулиране (ненастанени или настанени, но без изминала първа нощувка).
• Не анулира подрезервации, при които вече е минала първата нощувка.
• Извежда предупредително съобщение:

„Ще бъде анулирана груповата резервация и всички резервации от нея, които не са настанени – сигурни ли сте?„
Това ясно информира потребителя, че не всички резервации в групата ще бъдат засегнати.

Ключови бележки:

• Анулиране на групова резервация = анулиране на всички подрезервации, които отговарят на условията, с едно действие.
• Ако дори една подрезервация е платена и не е сторнирана, при анулиране ще остане минус в сметката ѝ.
• В историята на груповата резервация и на всяка подрезервация се записва кой е направил анулирането и кога.
• Анулирането на сметка и анулирането на резервация са отделни действия – за да се избегнат минуси, първо се прави сторно на сметките, после се анулират резервациите.

Реактивиране на групова резервация ✅

Реактивирането на групова резервация означава връщане на вече анулирана група в активен режим, за да може отново да се използва.

Как работи❓

• Статусът на групата автоматично се променя от „Анулирана“ на „Непотвърдена“.
• Всички подрезервации също преминават в „Непотвърдена“, освен ако в календара няма свободна стая за първоначалните дати.
• Ако за дадена подрезервация стаята вече е заета, е необходимо ръчно да се избере друга стая.

Допълнително:

• Всички данни за гости, начисления и плащания преди анулирането се запазват.
• В историята се отбелязва потребителят и датата/часът на реактивирането – както в груповата резервация, така и във всяка подрезервация.

Бележка:
Груповото управление е удобно за операции, които засягат повече от една резервация с еднакви условия, докато индивидуалното управление дава пълен контрол при специфични разлики между резервациите.

Материалът Групова резервация е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.

Материалът Индивидуална резервация е публикуван за пръв път на A staging environment for orakgroup.com.