9. Договори

9.1. Описание

В Хотел Инфинити, номенклатурата „Договори“ позволява управление на търговски споразумения между хотела и контрагенти – туроператори, фирми, агенции и други партньори.

Всеки договор съдържа специфични условия по ценообразуване, прехвърляне на задължения, отстъпки и обвързаност с определена тарифа. Договорът служи като основа за резервации по договор, както индивидуални, така и групови.

Обвързаност с резервации

• Когато се създава резервация по договор, се наследяват параметрите:
  • Тарифа от договора (полето става само за четене)
  • При настройка „поема услуги“ – задълженията се прехвърлят към договора

Забележки

• Един договор може да има различни условия за начисляване и прехвърляне на услуги (веднага т.е. след като се направи резервация или при настаняване)
• При подмяна на договор в резервация се появяват информативни съобщения в зависимост от настройките
• Изтриване на договор не е възможно, ако има свързани резервации или документи

 

9.2. Операции

Създаване на договор ➕

Създава се нов договор с: име, уникален номер, период на валидност, контрагент, обвързана тарифа, настройка дали поема услуги и индикация покажи на стаята.

Редакция на договор ✏️

Позволява промяна на параметри на съществуващ договор (име, тарифа, контрагент и др.)

Активиране ✅

Показва деактивираните договорите, за да се използват отново.

Деактивиране ❌

Скрива договорите, които вече не се използват (без да се изтриват).

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако има бъдещи или текущи резервации свързани с даден договор, не може да се деактивира. ‼️

Find / Търсене

Филтриране на догоевори по име, тарифа, контрагент и т.н.

Опресни

Презареждане на списъка с договори, за да се покажат последните промени.

Групиране по колони

Най-често чрез drag & drop на заглавието на дадена колона в горна зона „плъзнете тук, за да групирате“.

• • Възможно е групиране по: име, тарифа, контрагент и т.н.

Може да се прилагат множество групи!

Начисляване на услуги

Услуги могат да се начисляват директно по договора.

Авансово плащане

Възможно е регистриране на аванс по договор, както и прехвърляне между договори и резервации.

Сметка по договор

Могат да се издават сметки и фактури по договора

 

8. Тарифи

8.1. Описание

В Хотел Инфинити, номенклатурата „Тарифи“ определя ценовите условия, по които се калкулират нощувките и свързаните услуги за резервации. Създаването на номенклатурата става аналогично останалите номенклатури с операциите добави, редактирай както и бутоните “Опресни” и покажи само активните. Бутонът “Копирай в нова тарифа” позволява използването на данните от една тарифа в друга. Всички допълнителни цени (за допълнителни гости, отстъпки, такси) се надграждат върху базовата цена. Когато в резервацията е избрана тарифа, програмата търси базовата цена според типа стая и сезона, в който попада периодът на престой.

Всяка тарифа съдържа основна част, която се състои от:

• Име на тарифата
• Група сезони
• Тип на цена по подразбиране (за стая, за гост и др.)
• Тип изхранване (бординг план)
• Валута
• Включени услуги към тарифата
• Опция за активиране/деактивиране

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако има бъдещи или текущи резервации свързани с дадена тарифа, не може да се деактивира. ‼️

8.2. Допълнителни настройки

В тарифите на Хотел Инфинити основата е базовата цена – тя задава стандартната стойност за всеки тип стая.

Към тази базова цена могат да се добавят допълнителни настройки, които я променят според конкретните условия:

• Допълнителни гости – цена за гости над стандартния капацитет;
• Изхранване – добавка или намаление според избрания бординг план;
• Отстъпки – намаления при определени условия (ранно записване, брой нощувки и др.);
• Политика за престой – минимален престой или изискван празен период между резервации;
• Почистване – такси или условия за почистване.

С други думи, базовата цена е задължителна, а останалите табове в настройките на тарифата са опционални, но позволяват по-гъвкаво и прецизно формиране на крайната цена за клиента.

8.2.1. Базови цени

Базовите цени са основата на ценообразуването в Хотел Инфинити.
Те определят стандартната цена за нощувка според:

Тип стая (напр. двойна, апартамент, студио) ️

Допълнителни условия

ЗАБЕЛЕЖКА: Допълнителните условия тук важат за съответния тип стая. ‼️

––––––––––––––––––––––––––––––––––

• Ранно записване ️

Това условие позволява задаване на специална по-ниска цена за резервации, направени достатъчно рано преди началото на престоя.

• Въвежда се дата в полето „Ранно записване преди дата“.
• Всички резервации, направени преди тази дата, ще получат цената, зададена в реда с това условие.
• Резервациите, направени на или след тази дата, няма да ползват тази преференциална цена и ще се таксуват по стандартните условия.

• Ограничение за брой нощувки

Това условие позволява задаване на минимален и/или максимален престой за резервация.

• Поле „Повече от … дни“ – определя минималния брой нощувки, които резервацията трябва да съдържа, за да важи цената или тарифата.
• Чекбокс „Максимум“ – при активиране се появява ново поле „Максимален … дни“, в което се въвежда горната граница за броя нощувки. Условието ще се прилага само за престой, който е по-малък или равен на тази стойност.

Примери:

• Настройка: Повече от 3 дни → условието се прилага само за резервации с престой от 4 или повече нощувки.
• Настройка: Повече от 2 дни + Максимум 4 дни → условието важи само за резервации с престой между 3 и 4 нощувки включително.
• Дни от седмицата

Това условие позволява цената или тарифата да се прилага само за резервации, които включват престой в определени дни от седмицата.

Функционалност:

• В интерфейса се визуализират 7 чекбокса – по един за всеки ден от седмицата (Понеделник до Неделя).
• Потребителят може да маркира един или няколко дни.
• Условието ще бъде активно само ако в периода на престоя присъстват избраните дни.
• Ограничение по възраст

Потребителят избира между две основни групи:

• • Възрастен
  • Дете
• При избор на група „Дете“ се задава възрастов диапазон чрез две полета:
  • Години от – минимална възраст.
  • Години до – максимална възраст.
• Ако възрастта на госта попада в зададения диапазон, условието се прилага.

Примери:

• Ако е избрана група „Дете“ с диапазон от 0 до 12 години, тарифата ще важи само за гости до 12-годишна възраст.
• Ако е избрана група „Възрастен“ без зададени години, условието ще важи за всички гости, които не са деца.
• Бординг план

В тарифата може да бъде зададен основен бординг план, който важи за цялата тарифа (например RO – Room Only, BB – Bed & Breakfast, HB – Half Board и т.н.).
Чрез това допълнително условие се добавят алтернативни бординг планове, за които конкретното ценово условие ще бъде валидно.

Функционалност:

• Позволява избор на един или повече бординг планове, към които ще се прилага условието.
• Потребителят може да избира бординг план от падащ списък и да го добави в списъка чрез бутона ➕.
• В списъка се визуализират:
  • Код – кратък код на бординг плана (напр. BB, HB, FB, RO).
  • Изхранване – пълно наименование (напр. Закуска, Полупансион, Пълен пансион).

Може да се добавят повече от един план, за да се обхванат различни опции за изхранване.

• Типове стаи

Това условие позволява да се задават ценови правила, които важат само за избрани типове стаи. Например дадена отстъпка може да се прилага единствено за студиа и апартаменти, но не и за стандартни двойни стаи.

Функционалност:

• Потребителят избира един или няколко типа стаи от списъка.
• Всеки тип стая е описан чрез:
  • Код – кратък идентификатор (напр. DBL LUX).
  • Описание – пълното име на типа стая (напр. Двойна Лукс).
• Възможно е добавяне на повече от един тип стая за едно и също условие.
• При създаване или промяна на резервация, ако избраната стая съответства на условието, системата автоматично прилага съответната цена или отстъпка.

Пример за използване:

• Хотелът има промоция „-10% за всички апартаменти“. В настройките се избира условие „Типове стаи“ и се добавят само апартаментите (APP ST, APP LUX, APP VAL). При резервация на такъв тип стая системата изчислява цената с отстъпка.
• Единично ползване

Това условие позволява да се зададат ценови правила, когато броят на настанените гости е по-малък от стандартния капацитет на стаята.
Най-често се използва за определяне на цена за единично ползване – например, когато двойна стая се заема от един гост.

Функционалност:

• Потребителят задава диапазон за броя гости, за които ще важи условието:
  • От – минимален брой гости (включително).
  • До – максимален брой гости (включително).
• Ако броят на гостите в резервацията попада в зададения диапазон, системата прилага съответната цена от тарифата.
• Екстраси

Това условие позволява да се зададе автоматично намаление за последните X дни от всеки Y дни престой.
Използва се за промоционални оферти от тип „Екстра дни“ – например „Плати 5, остани 7“ или „Последните 2 дни от седмичен престой са безплатни“.

Функционалност:

• Полето „Прилага се в“ задава броя на промоционалните дни (X).
• Полето „От всеки“ задава общата продължителност на периода, в който се броят тези дни (Y).
• Системата автоматично прилага промоционалната цена за последните X дни във всеки период от Y дни престой.

Пример:

• Настройка „Прилага се в: 2“ и „От всеки: 7“:
  • При престой от 7 дни → последните 2 дни са промоционални.
  • При престой от 14 дни → последните 2 дни от всеки 7-дневен период са промоционални (общо 4 дни).

Приложение:

• Маркетингови пакети като „7=5“, „14=10“ и др.
• Насърчаване на по-дълъг престой чрез бонус нощувки.
• Сезон

Условието „Сезон“ позволява дадена тарифа или отстъпка да се прилага само в определени времеви периоди – например висок, нисък или междинен сезон.

Функционалност:

• Потребителят избира сезон от предварително дефинираните в системата (напр. Висок сезон 2025).
• Всеки сезон съдържа периоди с начална и крайна дата (например 01.01.2025 – 31.03.2025).
• Условието може да включва повече от един период (например зимен сезон и летен сезон).
• Ако датата на престой на резервацията попада в рамките на избрания сезон, системата прилага съответната отстъпка.

Пример за използване:

• Хотелът има тарифа „Летен пакет“, която важи само в периода 01.06 – 31.08.
• В условията се задава „Сезон: Лято 2025“.
• При резервация извън този период (например април или октомври), отстъпката или тарифата не се прилагат.
• Дата на пристигане

Това условие позволява ценовото правило да бъде приложено само за резервации, при които датата на пристигане попада в определен период.
Подходящо е за промоции, оферти в рамките на конкретен сезон или специални кампании (напр. Великден, Коледа, Лято 2025).

Функционалност:

• След (включително):
  • Определя началната дата на периода.
  • Включва резервации, при които датата на пристигане е същата или по-късна от избраната.
• Преди (включително):
  • Определя крайната дата на периода.
  • Включва резервации, при които датата на пристигане е същата или по-ранна от избраната.
• Възможно е да се зададе само начална дата, само крайна дата или и двете.

Пример:

• Настройка „След (включително) 01.06.2025“ и „Преди (включително) 31.08.2025“ →
  Ценовото условие се прилага за всички резервации с пристигане между 1 юни и 31 август 2025 г.

––––––––––––––––––––––––––––––––––

Брой гости (основни легла) ‍‍

Това условие определя ценовата валидност в зависимост от броя на гостите, настанени в стаята. Подходящо е за създаване на специални тарифи при различна заетост – например намалена цена при единично ползване или специални цени при пълна заетост.

Начин на работа:

В екрана за редакция на допълнително условие се въвеждат:

• • Минимален брой гости („От“) – минималният брой гости, за които условието е валидно.
  • Максимален брой гости („До“) – максималният брой гости, за които условието е валидно.

При запис, цената ще бъде приложима само ако реалният брой на настанените гости попада в зададения диапазон.

Вкл. в цената

Това условие позволява към даденият тип на стая да бъдат добавени услуги, които са включени в цената и не се заплащат отделно от клиента.
Пример: закуска, СПА достъп, паркинг, трансфер, напитки и др.

Начин на работа:

В екрана за тарифата, срещу конкретния ред с цена (за даден тип стая, сезон и условия), натискаме бутона „Включени в цената“.

• Отваря се прозорец „Включени услуги в тарифата“, съдържащ списък с вече добавените услуги.
• Възможни действия:
  • Добави ➕ – отваря форма за избор на услуга от номенклатура „Услуги“.
    • Определят се:
      • Услуга – наименование от списъка с услуги.
      • Количество – брой включени единици (напр. 1 закуска на човек на ден).
      • Цена – стойността, която е включена в тарифата (обикновено 0.00 лв., ако не се начислява отделно).
      • Приложимо условие – ако услугата е включена само при определени условия (напр. минимум 3 нощувки).
      • Тип цена – дали е на гост или на стая.
  • Редактирай ✏️ – промяна на вече добавена услуга.
  • Премахни ❌ – премахване на услуга от включените в тарифата.
• Потвърждаваме промените с OK или излизаме с Отказ.

Особености:

• Включените услуги са част от тарифата и се показват в крайната оферта/резервация като включени в цената.
• Това условие се задава за конкретния ред в тарифата, т.е. може да е различно за отделните типове стаи, сезони и ценови условия.;

ЗАБЕЛЕЖКА: Отбелязваме, че в основната част имаме същия бутон, но той отговаря за включени услуги в самата тарифа, а не в съответния тип на стая.‼️

Сезон (висок, нисък, междинен) ❄️

Това условие позволява цените в тарифата за всеки тип стая да се прилагат според активния ценови сезон, дефиниран в номенклатурата „Сезони“.
Всеки сезон има собствен времеви период и може да бъде част от група сезони (напр. Висок, Нисък, Среден).

Начин на работа:

1. В тарифата се задават различни стойности за всеки сезон от групата сезони, към която е свързана тарифата.
2. При резервация, системата автоматично избира цената, отговаряща на сезона, в който попада датата на престоя.
3. Ако периодът на престоя обхваща повече от един сезон, цената се изчислява пропорционално спрямо нощувките във всеки сезон.

Пример:

• Висок сезон: 01.06 – 31.08, цена 200.00 лв.
• Нисък сезон: 01.09 – 31.05, цена 100.00 лв.
  → Ако гостът резервира от 28.08 до 03.09 (6 нощувки), 3 нощувки ще бъдат по 200 лв., а 3 – по 100 лв.

8.2.2. Допълнителни гости ‍‍‍

Този раздел от настройките на тарифите позволява въвеждане на цени и условия за гости, които надвишават стандартния капацитет на стаята.

• Допълнителен гост е всеки гост, за когото няма валидна базова цена в тарифата, но за когото има зададени условия в таб „Допълнителни гости“.
• Възможно е определянето на цени по:
  • Възрастова група (например 0–2 г., 6–14 г., възрастен)
  • Поредност на допълнителния гост (напр. първи, втори допълнителен гост)
  • Тип стая и други допълнителни условия

Ключови особености

1. Основен гост – това е първият гост, за когото има зададена базова цена в тарифата.
2. Максимален брой допълнителни гости – по принцип се определя като разлика между MaxOccupancy и StandardOccupancy от номенклатура „Типове стаи“.
3. Няма автоматична проверка дали зададените цени за брой гости съвпадат с капацитета от типа стая – валидността се определя от това дали има цена за съответния брой гости.
4. При тарифи от тип „Цена за стая“ – тук се задават цените и условията за допълнителните гости.
5. При тарифи от тип „Цена за гост“ – всички ограничения и ценови условия се въвеждат в базовите цени, а таб „Допълнителни гости“ не се използва.

ЗАБЕЛЕЖКА: Допълнителните условия тук важат за допълнителния гост. ‼️

8.2.3. Изхранване ️

В този раздел се задават допълнителни ценови условия, свързани с различни типове изхранване (напр. BB – нощувка и закуска, HB – полупансион, FB – пълен пансион, AI – ол инклузив и др.).

• Цените, въведени тук, се начисляват винаги на гост, независимо дали тарифата е „Цена за гост“ или „Цена за стая“.
• Стойността в колоната „Цена“ представлява доплащането или намалението спрямо основната цена, зададена за тарифата.
• Допълнителните условия, зададени тук, важат само за избрания тип изхранване, към който са въведени.

ЗАБЕЛЕЖКА: Допълнителните условия тук важат за съответния тип изхранване. ‼️

8.2.4. Отстъпки %

В таб „Отстъпки“ в тарифите на Хотел Инфинити се конфигурират различни видове намаления или увеличения на цената, които се прилагат автоматично при създаване или редакция на резервация, ако са изпълнени зададените допълнителни условия.

Тези условия се определят според избрания тип допълнително условие.

• В таб описание се въвежда името на отстъпката
• В таб допълнителни условия (специфични условия за отстъпка са ранното записване и ограничение за брой нощувки)
• В таб тип отстъпка:
• Стойностна отстъпка – намалява или увеличава крайната цена с фиксирана сума. Стойностната отстъпка не се записва отделно в базата. Сумата по резервацията се визуализира след прилагането и ако има зададена. Изчислява се автоматично и променя цената по резервацията.
• Сумарна отстъпка – Сумарната отстъпка намалява крайната цена с определен процент и се записва отделно в базата.
• Комбинативна отстъпка – Последователно, като върху резултата от първата отстъпка се прилага следващата.

Пример:

При сумарна (адитивна) отстъпка просто събираме процентите.

• Ако имаме 50% + 50% → това е 100% обща отстъпка.
• На практика, ако стоката струва 100 лв., при сумарно изчисление ще получим:
  100% отстъпка → цена 0 лв.
  Това е математически коректно при сумиране, но реално в търговията почти никога не се прави така, защото би довело до абсурдни резултати.

При комбинативна отстъпка всяка отстъпка се прилага върху намалената вече цена.

Пример с две отстъпки по 50%:

1. Стоката е 100 лв.
2. Първа отстъпка 50% → цената става 100 × (1 − 0.50) = 50 лв.
3. Втора отстъпка 50% върху новата цена → 50 × (1 − 0.50) = 25 лв.

Крайният резултат при комбинативно изчисление е 75% общо намаление, а не 100%.

⚠️ ВАЖНО:
За да начислите отстъпка (намаление на цената), задължително въведете отрицателен знак ( – ) пред стойността.
Ако стойността е с положителен знак или без знак, системата ще я приеме като надценка и ще увеличи крайната цена.

• Приоритет и групиране на отстъпките

1. Групиране на отстъпки
   1. Всеки ред с отстъпка може да принадлежи към определена група.
   2. Групирането позволява организиране на няколко свързани отстъпки, които имат обща логика (например „отстъпки за ранно записване“, „отстъпки за единично ползване“ и т.н.).

Отстъпките в една група са взаимоизключващи се‼️

1. Приоритет

От дадена група, ако резервацията отговаря на условията на повече от една отстъпка, се взима предвид само тази отстъпка с най-голям приоритет.

• 1. В рамките на една група всяка отстъпка има зададен приоритет (число).
  2. Отстъпката с най-нисък приоритетен номер се взема предвид първа.
  3. Ако са изпълнени условията за няколко отстъпки в групата, се прилага само тази с най-висок приоритет (т.е. най-малка стойност на приоритета).

1. Логика на прилагане
   1. Системата първо проверява групата на отстъпките.
   2. В рамките на групата търси всички отстъпки, чиито допълнителни условия са изпълнени.
   3. Прилага първо тази с най-висок приоритет, останалите в групата се игнорират.
   4. Отстъпки от различни групи могат да се комбинират, ако условията им са изпълнени.
      На отстъпки от различни групи:
2. Първо се прилага отстъпката с абсолютна стойност.
3. След нея се прилага или сумарна, или комбинативна отстъпка (в практиката двете процентни отстъпки не се комбинират).

8.2.5. Политики за престой

Този раздел определя специални правила, свързани с минималния престой и минималния празен период между две резервации за избрана тарифа.

• Позволява задаване на период на валидност (от дата – до дата), в който правилата ще се прилагат.
• Използва се за управление на настаняването в пикови и ниски сезони, както и за оптимизация на заетостта.

Полета:

• От дата – начална дата, от която правилото влиза в сила.
• До дата – крайна дата, до която правилото е валидно.
• Мин. престой (дни) – минимален брой нощувки, които трябва да бъдат резервирани.
• Мин. празен период (дни) – минимален брой дни между напускането на текущ гост и настаняването на следващия.

Пример за употреба:

• Висок сезон: От 15 юли до 31 август → минимален престой: 5 дни, празен период: 0 дни.
• Празници: От 23 декември до 2 януари → минимален престой: 3 дни, празен период: 1 ден.

8.2.6. Почистване

Този раздел позволява задаването на стандарти за почистване и поддръжка в рамките на определена тарифа. Настройките тук определят през какъв интервал от време ще се извършват конкретни дейности по време на престоя на гостите.

• Дни смяна на спално бельо
• Дни смяна на кърпи
• Дни без почистване

6. Потребители ‍♂️

6.1. Описание

Номенклатурата „Потребители“ съдържа списък с всички оператори, които имат достъп до системата Хотел Инфинити. Всеки потребител може да има различни права за достъп и роли – например рецепционист, управител, касиер и др.

Използва се за:

• управление на достъпа до модулите на системата;
• проследяване на действия в логове и справки;
• даване на права по обекти (хотели), групи партньори и функционалности.

6.2. Операции

Добавяне на нов потребител ➕

Задава се име, потребителско име и роля.

Редактиране на потребител ✏️

Може да се редактират данните на потребителя, да се сменя парола и роля.

Потребителски права

Операцията служи за управление на достъпа на потребителите до различни функции, обекти и данни в системата. Тя е ключов инструмент за администраторите, чрез който се задават ограничения и разрешения според ролята на дадения оператор (например рецепционист, управител, касиер и др.). Може да се задават или да се премахват потребителски права.

Find / Търсене

Позволява търсене по име, потребителско име или роля.

Опресни

Презарежда списъка с партньори след промени.

Показва само активните

Филтър, който ограничава списъка само до активни потребители.

За да се покаже отметка активирай или деактивирай трябва да се заредят всички потребители (показване на всички).

• Активиране ✅

Възстановява достъпа на потребител, който е бил деактивиран.

• Деактивиране ❌

Потребителят вече няма достъп до системата, но остава в логовете и историята на действия.

Групиране по колони

Най-често чрез drag & drop на заглавието на дадена колона в горна зона „плъзнете тук, за да групирате“.

• • Възможно е групиране по: име, потребителско име, активни или неактивни.

Може да се прилагат множество групи!